Integración de Lean PMS con Ágora: cargos a habitación

La integración de Lean PMS con Ágora permite cargar un ticket del TPV a la reserva de un huésped alojado, o a una reserva de grupo, desde una acción personalizada de Ágora, y enviar a Lean las facturas simplificadas del TPV con sus formas de pago. Connect Manager agrupa los consumos por familias con los productos de Lean que elijas. Este manual es para el técnico que la configura: qué pedir, dónde meterlo, cómo funciona y qué hacer cuando falla.

Qué hace la integración#

• Busca la reserva con check-in por número de habitación y, si se activa Habilitar cargos a grupos, por número de grupo.

• Muestra el huésped (o el contacto del grupo), las fechas, el programa de fidelización y, con un botón, los extras de la reserva que elijas en la configuración.

• Si Lean indica que la reserva no admite cargos del TPV, avisa y no deja cargar.

• Crea el albarán en Ágora y envía a Lean el cargo a la reserva o al grupo como cargos agrupados por familia: uno por cada producto de Lean asignado a una familia de Ágora, más un cargo general «Bar/Rest/Room Service – SERIE/000123» con el resto del importe.

• Muestra un campo de propina y la envía como un cargo aparte con el producto sin IVA.

• Anula el cargo al cancelar el albarán en Ágora, enviando los mismos cargos en negativo como devolución, siempre que el huésped siga alojado (en los grupos no se comprueba).

• Envía a Lean cada factura simplificada del TPV en el momento en que se emite, con sus cargos por familia, la propina y los cobros por forma de pago. Así Lean recibe también las ventas de clientes no alojados.

Qué no hace#

• No admite facturas completas (con datos del cliente): si Ágora envía una a la URL de facturas, Connect Manager la rechaza con «No está permitido crear facturas normales» y Ágora no deja cerrarla.

• No comprueba el crédito ni el régimen de la reserva.

• No recoge la firma del huésped: la opción no está en el panel para Lean.

• No busca por nombre. La pantalla tiene un campo Nº de tarjeta, pero lo que se teclea se busca en Lean como número de habitación.

• El cierre de albaranes a los N días depende de una tarea nocturna que en la versión actual del motor está desactivada.

• No sincroniza reservas ni disponibilidad.

Requisitos#

• Lean: usuario y contraseña de su API para el hotel, el identificador del hotel y los productos de Lean con los que se va a cargar (al menos uno para el consumo general y otro sin IVA para las propinas).

• Ágora: licencia del Módulo de Servicios de Integración, una acción personalizada en el TPV y la integración de documentos con sistemas externos enviando albaranes y facturas simplificadas.

• Conectividad: el local tiene que tener en Connect Manager la URL de API y la API key de Ágora. Con Usar el API externa de Ágora activada (por defecto), esa API tiene que ser accesible desde fuera (puerto abierto o Zero Connect). Si la desactivas, el albarán lo crea el propio TPV.

• Quién hace qué: FOS da de alta el local y la integración (el botón Añadir solo lo ven los administradores de FOS). El distribuidor elige productos, familias y formas de pago y configura Ágora. Lean facilita las credenciales.

Datos que necesitamos#

Configuración paso a paso#

En Lean#

1. Pide a Lean la URL de la API, el usuario, la contraseña y el Id. del hotel.

2. Comprueba con el hotel que existen en Lean los productos para el consumo general y para las propinas, y los que quiera usar por familia.

En Connect Manager: alta de la integración (FOS)#

1. Entra en Administración → Locales, abre el local y revisa URL de API, API key y Zona horaria. Pulsa Guardar.

2. Pulsa Integraciones de hoteles → Añadir y elige el Proveedor PMS Lean.

3. Rellena URL Api:, Usuario, Password e Id. del hotel, y añade el Email de receptor de notificaciones.

4. Pulsa Guardar. Las listas de Lean aparecen al volver a abrir la integración.

En Connect Manager: opciones de los cargos#

En el bloque Conf. de cargos:

• Usar el API externa de Ágora: activada, Connect Manager lee el ticket y crea el albarán por la API de Ágora; desactivada, lo hace la pantalla a través del TPV. Con ella activada los mensajes de error son más claros.

• Habilitar cargos a grupos: añade en la pantalla la búsqueda por Nº de grupo y permite cargar a una reserva de grupo.

• Agrupar familias para productos estándar: desmarcada, solo las líneas de menú se reparten por familias y los productos sueltos van al cargo general; marcada, también los productos sueltos se agrupan por su familia.

• Nº de días para cerrar albaranes: en Lean el albarán se deja siempre abierto para poder anularlo; este plazo es el que usaría la tarea de cierre (ver el aviso).

• Cliente: el cliente genérico de Ágora de los albaranes. El nombre del albarán se sustituye por el del huésped y su habitación, o por el nombre del grupo y su número.

• Extras: los extras de Lean que el camarero verá con el botón de extras de la reserva (admite varios).

• Producto IVA 10%: el producto de Lean del cargo general.

• Producto IVA 0%: el producto de Lean de las propinas.

[!WARNING] El cierre automático de albaranes depende de una tarea programada de Connect Manager que, en la versión actual del motor, está desactivada. Confirma con FOS que está en marcha antes de contar con ella.

Guarda y completa las pestañas:

1. Familias: por cada Familia de Ágora que quieras separar, su Producto IVA 10% de Lean. Marca Enviar cuando el importe es cero si quieres que el cargo de esa familia llegue a Lean aunque valga cero (por ejemplo, platos incluidos en un menú).

2. Métodos de pago: por cada Método de pago de Agora, su Método de pago de Lean. Asígnalos todos: una forma de pago sin asignar bloquea las facturas que la usen.

Por último, copia del bloque Enlaces la URL botón acción personalizada y la URL para enviar facturas desde Ágora.

En Ágora#

1. En Herramientas → Acciones personalizadas, crea una acción con la URL botón acción personalizada tal cual, con los marcadores entre llaves: Ágora los rellena solo. Marca que la URL se muestre en un diálogo y añade el permiso que crea a los perfiles de usuario.

2. En la integración de documentos con sistemas externos (Activar módulos adicionales → Servicios de integración), pega la URL para enviar facturas desde Ágora, habilita la integración de documentos y marca el envío de albaranes (para las anulaciones) y de facturas.

[!WARNING] Con las facturas enviándose a Lean, Ágora no podrá emitir facturas completas con datos del cliente en ese local: Connect Manager las rechaza. Coméntalo con el hotel antes de activarlo.

Cómo funciona#

Al pulsar la acción personalizada se abre la pantalla de Connect Manager. Connect Manager se identifica en Lean con el usuario y la contraseña (guarda el acceso durante un día) y busca las reservas con check-in en esa habitación, o la reserva de grupo. Si la reserva admite cargos del TPV, se muestran sus datos. Al pulsar Cargar, se crea el albarán en Ágora y después se envían los cargos a Lean. Si todo va bien, la pantalla muestra «Se generó el siguiente cargo:» con el número de Lean y se cierra.

sequenceDiagram
    participant C as Camarero
    participant TPV as TPV Ágora
    participant CM as Connect Manager
    participant L as Lean
    C->>TPV: Pulsa la acción personalizada
    TPV->>CM: Abre la pantalla con el ticket y el TPV
    C->>CM: Busca por habitación o por grupo
    CM->>L: reservations o groupreservations
    L-->>CM: Reserva y si admite cargos del TPV
    C->>CM: Propina si la hay y pulsa Cargar
    CM->>TPV: Crea el albarán a nombre del huésped
    CM->>L: charges por familia, cargo general y propina
    L-->>CM: Identificadores de los cargos
    CM-->>C: Se generó el siguiente cargo

Cada cargo lleva el hotel, la reserva (o el grupo), la fecha y el día de producción del albarán, el producto de Lean, una descripción con el nombre del producto y el número del albarán, las unidades y el importe con el descuento del ticket repartido. Las líneas de familias sin producto asignado se suman al cargo general. Si Lean no devuelve el cargo, la pantalla pide devolver el albarán, que ya está creado en Ágora.

Anulaciones#

Al cancelar el albarán en Ágora, Connect Manager comprueba en Lean que la reserva sigue con check-in (en los grupos no lo comprueba) y envía los mismos cargos con el importe en negativo como devolución y la descripción «SERIE/000124 (Cancelación de …)». Si el huésped ya no está alojado, responde «El albarán no se puede devolver» y Ágora no deja cancelarlo. Solo se anulan los cargos que llegaron a Lean.

sequenceDiagram
    participant TPV as TPV Ágora
    participant CM as Connect Manager
    participant L as Lean
    TPV->>CM: Albarán de cancelación
    CM->>L: ¿La reserva sigue con check-in?
    L-->>CM: Sí
    CM->>L: charges en negativo como devolución
    L-->>CM: Respuesta
    CM-->>TPV: Acepta o rechaza la cancelación

Facturas simplificadas#

Cada factura simplificada que Ágora envía a la URL de documentos se manda a Lean como factura simplificada del hotel, con los cargos repartidos igual que en el cargo a habitación, la propina con el producto sin IVA y un cobro por cada forma de pago asignada. Las devoluciones se envían como devolución. Las facturas de importe cero se aceptan sin enviarlas. Si Lean responde con error, Connect Manager rechaza la factura con el texto de Lean. Las facturas enviadas se ven en Operaciones hoteleras → Facturas.

Comprobar que funciona#

1. Al volver a abrir la integración, las listas de Extras, Producto IVA 10% y Producto IVA 0% tienen datos: eso confirma usuario, contraseña e Id. del hotel.

2. En Ágora, abre un ticket de prueba y pulsa la acción personalizada. Busca una habitación con check-in: deben salir el huésped, sus fechas y el programa de fidelización.

3. Teclea una propina de prueba y pulsa Cargar. Debe salir «Se generó el siguiente cargo:» y cerrarse la ventana.

4. En Lean, comprueba en la reserva los cargos por familia, el cargo general y la propina.

5. En Connect Manager, en Operaciones hoteleras → Cargos, el Id. de pedido externo debe estar relleno.

6. Emite en Ágora una factura simplificada cobrada con tarjeta y comprueba que en Operaciones hoteleras → Facturas sale como «Aceptado».

7. Cancela el albarán de prueba y comprueba la devolución en Lean.

Errores frecuentes y solución#

Preguntas frecuentes#

¿Cómo conecto Lean PMS con Ágora?#

FOS da de alta la integración con la URL, el usuario, la contraseña y el Id. del hotel de Lean. Después se eligen los productos, las familias y las formas de pago y se crean en Ágora la acción personalizada y la integración de documentos.

¿Se puede cargar a una reserva de grupo en Lean?#

Sí, activando Habilitar cargos a grupos. La pantalla muestra entonces la búsqueda por número de grupo.

¿Cómo se reparten los consumos en Lean?#

En un cargo por cada producto de Lean asignado a una familia de Ágora y un cargo general con el resto. La opción Agrupar familias para productos estándar decide si los productos sueltos también se reparten por familia.

¿Por qué Ágora no me deja hacer una factura con datos del cliente?#

Porque con las facturas enviándose a Lean, Connect Manager solo acepta facturas simplificadas y rechaza las completas.

¿Se envían las propinas a Lean?#

Sí. La pantalla de cargo tiene un campo Propina que se envía como cargo aparte con el Producto IVA 0%, y las propinas de las facturas también se envían.

Referencias#

• Ficha de Lean en el catálogo de integraciones

• Hotel Hub: cómo funcionan los cargos a habitación desde Ágora