Manual de Integración CLOUDBEDS y ÁGORA

Objetivo Este manual explica, paso a paso, cómo cargar consumiciones del POS a una habitación de CloudBeds.

1. Introducción

Este manual describe de forma estructurada los pasos necesarios para configurar la integración entre CLOUDBEDS (PMS hotelero) y ÁGORA (TPV) utilizando Connect Manager como capa de integración. La integración permite:

• Cargos a habitación desde ÁGORA hacia CLOUDBEDS.
• Cancelación de cargos desde ÁGORA.
• Envío de facturas.
• (Opcional) Envío de ventas de clientes no alojados.

Antes de comenzar, asegúrate de disponer de:

• Acceso a Connect Manager en https://app.connectmanager.es/
• Acceso a ÁGORA con permisos de configuración.
• URL de la API de ÁGORA accesible desde el exterior.
• API Key de ÁGORA activa.
• Credenciales de acceso a CLOUDBEDS (URL, usuario y contraseña).

2. Configuración en Connect Manager

2.1 Acceso a la Configuración del Local

1. Accede a Connect Manager.
2. Ve a Administración > Locales.
3. Selecciona el local que deseas integrar.

2.2 Configuración de la Integración con ÁGORA

Dentro del apartado de integraciones del local:

1. Introduce la URL de la API de ÁGORA (debe tener conexión externa).
2. Introduce la API Key de ÁGORA.

⚠ IMPORTANTE: Si los buscadores no funcionan, normalmente es porque no hay conexión con la API de ÁGORA.

2.3 Configuración de la Integración con CLOUDBEDS

Edita la integración de CLOUDBEDS y completa los siguientes campos:

• URL: Endpoint del PMS SIHOT.
• Usuario: Usuario de integración facilitado por CLOUDBEDS.
• Password: Contraseña del usuario de integración.
• ID del Hotel: Identificador del hotel en CLOUDBEDS.
• Email receptor de notificaciones: Dirección donde se enviarán avisos y errores de la integración.

3. Creación del ticket en el POS

1. Desde el POS, selecciona los productos (bebidas/comidas) que el cliente consuma.
2. Verifica que los artículos aparecen correctamente en el listado del ticket (cantidades, precios y total).
3. Confirma el total del ticket antes de continuar.

4. Acceso a la opción “Otros”

1. En la barra inferior del POS, pulsa Otros.
2. Se abrirá el menú de acciones avanzadas.

5. Cargo a CloudBeds

1. Dentro del menú Otros, selecciona Cargo CloudBeds.
2. Se abrirá la pantalla de búsqueda de habitación.

6. Selección de la habitación

1. Introduce el número de habitación (por ejemplo, 14) usando el teclado numérico, también puedes filtrar por nombre o apellido.
2. Pulsa Enter.
3. Verifica que el sistema muestra:
   • Número de habitación
   • Cliente asociado
4. Pulsa Cargar para enviar el cargo.
5. Tras cargar el importe, el sistema genera un albará.

7. Verificación en CloudBeds – Reserva

1. Accede a CloudBeds.
2. Entra en Reservations.
3. Localiza la habitación y la reserva correspondiente.
4. Abre la reserva.
5. En la sección Folio, verifica que aparecen los cargos del POS:
   • Producto
   • Fecha
   • Importe
     

8. Verificación en Reportes – External Revenue

1. Dentro de House Accounts, selecciona la cuenta que quieres consultar.
2. Revisa el mismo rango de fechas.
3. Confirma que el total incluye los cargos realizados desde el POS.

Nota: Aquí se muestran todos los cargos y devoluciones que no tienen una asociación de habitación y que son totalmente externos (La consulta y el total de este saldo se carga 1 vez por día cuando se cierra la Jornada de Trabajo)